A rotina diária de um Cartório está repleta de detalhes burocráticos, dos quais depende o desempenho dos serviços de registros oferecidos, bem como os de natureza notariais. Por isso, a automação de processos e serviços se apresenta como uma solução vantajosa tanto para o Cartório como para seus usuários.
A divisão da atenção, que a maioria dos Colaboradores que trabalham nesse meio se veem obrigados a aderir, entre as atividades administrativas e as que correspondem às suas funções primordiais, ocupa uma parcela significativa do tempo de trabalho.
Nesse contexto, optar pela implementação de recursos tecnológicos que ajudam a otimizar a gestão de tarefas e aumentar a produtividade do ambiente de trabalho, apresenta alguns benefícios significativos. São eles:
1 – Redução da probabilidade de erros:
Um dos benefícios que pode ser observado de forma imediata após a automação de processos e serviços é a diminuição de erros.
A prática manual de serviços que demandam atenção, inevitavelmente, deixa espaço para pequenas falhas que podem passar despercebidas devido ao mecanicismo característico dos serviços burocráticos em geral.
Com um software de automação, boa parte dos principais procedimentos que são executados em grande volume podem ser padronizados.
Assim, a equipe pode se ocupar deles apenas nos casos que exigem exceções ou que apresentam atributos diferenciados que a automação não consiga atender de forma automática.
2 – Otimização dos custos:
Quanto maior o número de serviços que precisam ser desempenhados manualmente, mais recursos humanos e materiais são necessários para cobrir a demanda de um Cartório.
Por essa razão, outro benefício relevante da automação de processos e fica a cargo da otimização de custos.
Além disso, com o uso de um software a identificação de custos, gastos e despesas podem ser realizados de forma mais consistente, sem abrir mão da segurança dos dados, eficiência administrativa e qualidade dos serviços.
3 – Economia de tempo:
Ir até o arquivo, procurar manualmente por um documento ou informação, transcrever por meio da digitação cada processo que os serviços notariais e de registro demandam, significa despender uma grande quantidade de tempo.
Com a automação de processos e serviços, toda documentação pode ser acessada de forma imediata.
Além disso, um software desenvolvido para esse fim cobre outras conveniências que são particulares aos Cartórios. Uma delas, é a necessidade de acompanhar, de forma concomitante, os diversos serviços prestados e os valores arrecadados.
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Fonte: https://anoregto.com.br/noticia/na-pratica-quais-os-beneficios-que-a-automacao-de-processos-e-servicos-traz-para-um-cartorio/250
